Assistant(e) administratif(ve) / de direction

Fiches de poste existantes

État des lieux des fiches de poste en vigueur (2017 pour les cadres et agents, 2024–2025 pour les postes de responsabilité), regroupées par famille et emploi-type. Ce n’est pas le référentiel mis à jour : il sera produit à l’issue du recensement. Les propositions de mise à jour des entités sont consolidées par le cabinet, puis revues et validées avec la DRH.

Familles d’emplois12regroupement des fiches existantes

Emplois-types48regroupement des fiches existantes

Fiches cadres et agents115fiches de poste 2017

Fiches postes de responsabilité128fiches 2024–2025 · 12 entités

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Assistance et logistique Pilotage et support

8 fiches de poste 2017 décrivent cet emploi :

Assistante de direction (FPT009)Assistante de direction (FPT010)Secrétaire du Ministre (FPT173)Assistante de direction (FPT011)Assistante de direction (FPT012)Assistante de direction (FPT013)Secrétaire du secrétaire général (FPT174)Assistante programme DSI (FPT014)

Fiche de poste 2017 · FPT174Secrétaire du secrétaire général — mise à jour du 24/11/2017

Mission

Assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l'unité de travail, à l'accueil et à l'information des visiteurs. Assister, par ailleurs, le secrétaire général dans la mise en œuvre de ses activités sur le plan administratif

Activités principales

Gérer la planification, l'agenda et les déplacements du secrétaire général
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
Assurer l'organisation des réunions : réservation des salles, logistiques, impression des documents
Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique des visiteurs
Classer les documents selon l'organisation interne et le plan de classement du Ministère
Assurer la gestion de la documentation professionnelle
Rédiger les correspondances
Assurer la reproduction et la diffusion interne et/ou externe de documents

Portefeuille de compétences

Savoirs

Techniques de communication
Rédaction administrative
Gestion des réunions
Outils bureautique
Techniques d'accueil

Savoir-faire

Classement des dossiers et documents
Mise en œuvre des opérations administratives
Utilisation du standard téléphonique
Accueil des visiteurs

Savoir-être

Aisance dans la communication
Rigueur
Organisation
Aisance relationnelle
Disponibilité

Profil requis (2017)

formation initiale : Bac + 2 · formation spécifique : Secrétariat et bureautique · expérience : 4 ans d'expérience dans un poste similaire.

Échelle des niveaux

1 · Notions2 · Application3 · Maîtrise4 · Expertise

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