Fiches de poste existantes
État des lieux des fiches de poste en vigueur (2017 pour les cadres et agents, 2024–2025 pour les postes de responsabilité), regroupées par famille et emploi-type. Ce n’est pas le référentiel mis à jour : il sera produit à l’issue du recensement. Les propositions de mise à jour des entités sont consolidées par le cabinet, puis revues et validées avec la DRH.
Assistant(e) administratif(ve) / de direction
8 fiches de poste 2017 décrivent cet emploi :
Fiche de poste 2017 · FPT173Secrétaire du Ministre — mise à jour du 24/11/2017
Mission
Assister le ministre dans l’organisation de ses activités et dans ses relations avec son environnement institutionnel et fonctionnel
Activités principales
- Gérer l’agenda des activités et des déplacements du ministre
- Prendre les mesures nécessaires pour l’organisation des réunions : réservation des salles, logistique, impression des documents
- Anticiper et prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées notamment à la planification et à l’organisation des réunions
- Gérer et suivre le courrier et veiller à son traitement en temps opportun
- Assurer l’acheminement des textes et documents aux services concernés
- Préparer les dossiers à traiter et en assurer le suivi
- Rédiger les correspondances
- Assurer le classement des copies des correspondances importantes
- Assurer la liaison avec les services internes et externes
- Prendre en charge l’accueil physique des visiteurs
- Répondre au téléphone et prendre les messages
- Assurer l’approvisionnement de l’entité
- Préparer les besoins du ministre en fournitures et veiller à sa satisfaction
- Assurer la logistique des déplacements du ministre
- Assurer la disponibilité des outils de travail et instaurer une atmosphère de travail favorable
Portefeuille de compétences
- Techniques de communication
- Rédaction administrative
- Gestion des réunions
- Outils bureautique
- Techniques d’accueil
- Classement des dossiers et documents
- Mise en œuvre des opérations administratives
- Utilisation du standard téléphonique
- Accueil des visiteurs
- Aisance dans la communication
- Rigueur
- Organisation
- Aisance relationnelle
- Disponibilité
Profil requis (2017)
formation initiale : Bac + 3 · formation spécifique : Secrétariat et bureautique Communication · expérience : 3 ans d’ancienneté dans un poste similaire.
Échelle des niveaux
1 · Notions2 · Application3 · Maîtrise4 · Expertise